Für das Institut für Nachrichtentechnik suchen wir eine/n

Verwaltungsbeschäftigte/n (m/w/d)

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement (oder vergleichbare Ausbildung) 
• Erfahrung im Sekretariatsbereich
• routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und Campus-Management-Systemen
• sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten, eigenverantwortliche und selbstständige Arbeitsweise, Sorgfalt und hohe Motivation
• gute Englischkenntnisse

Ihre Aufgaben:

• Allgemeines Institutssekretariat
• Verwaltungsmäßige Führung der laufenden Institutsgeschäfte (Büroorganisation, Terminkoordination, Pflege der Website und Social Media, Literaturverwaltung, Betreuung des Besucherverkehres, Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeitern)
• Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Unterstützung bei Ausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Organisation von Dienstreisen, Führen der Urlaubskartei)
• Verwaltungsaufgaben im Finanzwesen (Bestellungen, Rechnungsstellungen, Rechnungsprüfungen, Finanzberichte, Projektverwaltung)
• Verwaltungsaufgaben im Bereich Studium (Verwaltung und Koordination von Prüfungsterminen, Klausuren, Vorlesungs- und Seminarterminen, Erstellung von Bescheinigungen)
• Deutsch und englischsprachige Korrespondenz, auch mit internationalen Studierenden und Mitarbeiter/innen
• Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen

Die Universität Ulm und was wir bieten:

https://www.uni-ulm.de/stellen-portal