> Umfang:	Teilzeit 75%
> Befristung:	unbefristet
> Vergütung:	TV-L EG 6
> Beginn:	ab 01.01.2026

Für das Institut für Business Analytics suchen wir eine/n

Institutssekretär/in (m/w/d)

 

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement (oder vergleichbare Ausbildung)
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• detaillierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft Office Programmen
• Selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten
• Freude an kreativer Arbeit in einem dynamischen Team

Ihre Aufgaben:

• Verwaltungsmäßige Führung der laufenden Institutsgeschäfte (Büroorganisation, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Pflege der Webseite, Betreuung des Besuchsverkehrs, Dienstreisen, Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen und Gastwissenschaftler/innen)
• Verwaltungsaufgaben im Rechnungswesen (Bestellungen, Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung, Überwachung der Haushaltskonten, Finanzberichte, administrative Unterstützung der Projektverwaltung)
• Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Vorbereitung von Ausschreibungen, Einstellungen und Weiterbeschäftigungen, Führen der Urlaubskartei)
• Verwaltungsaufgaben im Bereich Studium (admin. Organisation von Lehrveranstaltungen, Prüfungsverwaltung)
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Organisation von Tagungen und Veranstaltungen

Wir bieten:

• Kollegiales und humorvolles Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien
• Offenheit für kritisches Denken und Feedback
• Raum für Selbstbestimmung
• Fokus auf sinnstiftende Arbeit

Die Universität Ulm und was wir bieten:

https://www.uni-ulm.de/stellen-portal

Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!