Verwaltungsangestellte*n (m/w/d) im Institut für Experimentelle Physik

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Wir streben eine Erhöhung des Anteils von Frauen in unterrepräsentierten Bereichen an und bitten deshalb entsprechend qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung.

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation (m/w/d), Bürokauffrau*mann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere auch Moodle, SAP, Typo 3
• Erfahrung in der Finanzverwaltung von Projekten und Organisation
• Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten
• Selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Englischkenntnisse in Word und Schrift
• Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld

Ihre Aufgaben:

• Verwaltungsmäßige Führung der laufenden Institutsgeschäfte (Büroorganisation, Terminkoordination, Pflege der Webseite, Betreuung des Besuchsverkehrs, Dienstreisen, Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeitern und Gastwissenschaftlern)
• Verwaltungsaufgaben im Rechnungswesen (Bestellungen, Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung, Überwachung der Haushaltskonten, Finanzberichte, administrative Unterstützung der Projektverwaltung)
• Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Vorbereitung von Ausschreibungen, Einstellungen und Weiterbeschäftigungen, Führen der Urlaubskartei)
• Verwaltungsaufgaben im Bereich Studium (admin. Organisation von Lehrveranstaltungen, Erstellen von Vorlesungsunterlagen, Prüfungsverwaltung
• Deutsch und englischsprachige Korrespondenz, auch mit internationalen Studierenden und Mitarbeitern
• Organisation von Tagungen und internationalen Veranstaltungen

Die Universität Ulm und was wir bieten:

https://www.uni-ulm.de/stellenportal